Documenti
Gestione documenti	Web doc	Conservazione sostitutiva

Integrazione con le applicazioni DATEV KOINOS: gestisce automaticamente l’indicizzazione e l’archiviazione dei documenti elaborati attraverso le procedure DATEV KOINOS. Ad esempio, nel momento in cui l’utente stampa un registro Iva dal programma di contabilità, una copia dell’elaborato è archiviata in modo automatico nel software Gestione Documenti con i dati di indice appropriati.
Importazione di documenti esterni: consente di acquisire anche documenti non elaborati dalle procedure DATEV KOINOS. L’inserimento nell’archivio si effettua con una semplice operazione di trascinamento del file (drag and drop). È inoltre possibile pianificare delle importazioni automatiche dei documenti da determinate cartelle esterne al programma, monitorandone costantemente il contenuto.
Indicizzazione: gestisce la classificazione dei documenti attribuendo e memorizzando specifici meta dati. Le informazioni di base sono predefinite dal software in relazione alla tipologia di documento. L’utente può comunque aggiungere degli attributi personalizzati.
Organizzazione in cartelle: fornisce una struttura precaricata di cartelle, personalizzabile dall’utente. Le cartelle sono visualizzate ad albero, e la visualizzazione può essere per cartella, anno, cliente o in base alla combinazione di questi parametri.
Esplorazione dell'archivio: consente di navigare tra i documenti esplorando la struttura ad albero delle cartelle. Mette a disposizione diverse modalità di visualizzazione delle cartelle, in base al nome delle stesse, all’anno e al cliente di riferimento. L’utente può così trovare i documenti anche senza utilizzare il motore di ricerca della procedura.
Ricerca: consente di effettuare delle interrogazioni complesse dell’archivio tramite una potente e sofisticata funzione di ricerca. Ad esempio, si può cercare un documento in base a una parola presente nel titolo o negli attributi (dati di indice) del documento stesso. È disponibile anche una funzione di ricerca full-text che consente di effettuare ricerche anche sul contenuto dei documenti.
Modelli: consente di generare nuovi documenti attraverso la funzione di gestione dei modelli di documento.
Tracciabilità: gestisce lo storico delle versioni dei documenti, memorizzandole automaticamente. Tiene così traccia delle modifiche apportate dagli utenti a un documento. Consente in qualsiasi momento di visualizzare una versione precedente ed eventualmente di modificarla. Fa sì che solo un utente alla volta possa modificare lo stesso documento.
Workflow: consente una gestione di base dei processi di lavoro sui documenti.
Selezione: rende disponibili appositi filtri per selezionare i documenti, e consente tramite una funzione dedicata – Smart selection – di effettuare la selezione in modo semplice e veloce. Durante l’esplorazione dell’archivio l’utente sceglie dei documenti; il programma li colloca in un apposito contenitore; l’utente può effettuare sui documenti selezionati una serie di azioni (ad esempio la stampa o l’invio con la posta elettronica).
Distribuzione: consente di inviare con la posta elettronica tutti i documenti archiviati. Si possono selezionare più documenti, utilizzando i filtri disponibili, per effettuare delle spedizioni massive. Il software memorizza nel documento le informazioni relative al cliente destinatario dell’e-mail e alla data dell’invio.
Sicurezza: consente di profilare gli operatori in modo da definire con precisione, in base a semplici impostazioni, chi può fare che cosa (ad esempio l’accesso alle cartelle o la possibilità di modificare i documenti).
Condivisione con i clienti: Consente – tramite apposito modulo web aggiuntivo – di condividere i documenti con i clienti. L’archivio documentale è replicato on-line in un’area riservata e protetta, cui possono accedere i clienti utilizzando sia un computer sia i dispositivi mobili (tablet e smartphone).
Conservazione sostitutiva: gestisce la conservazione sostitutiva dei documenti, in accordo con la normativa vigente.

Maggiore efficienza e minori costi: gestire in modo strutturato e semplice l’ingente quantità di documenti che quotidianamente è prodotta nello studio professionale e in azienda, ottenendo un notevole vantaggio in termini di efficienza operativa e di minori costi.
Dalla carta al digitale: fare un primo passo verso la progressiva sostituzione della forma cartacea con quella digitale dei documenti.
Tutto in ordine, in automatico: archiviare automaticamente i documenti elaborati con le procedure DATEV KOINOS. Libri contabili, bilanci, dichiarazioni dei redditi, parcelle, ecc. vengono indicizzati in modo appropriato e sono immediatamente reperibili.
Risultati garantiti nelle ricerche: trovare i documenti che servono in modo efficace e velocemente: sia navigando tra le cartelle dell’archivio sia utilizzando le funzioni di ricerca.
Nessun documento va perso, neanche le diverse versioni: memorizzare tutti i documenti e tenere traccia delle diverse versioni (stato avanzamento lavori e storico delle modifiche apportate).
Distribuzione efficace: selezionare facilmente i documenti e spedirli con un click, registrando le informazioni relative alle e-mail inviate.
Sicurezza sul lavoro: monitorare l’attività degli operatori sui documenti, definendo per ciascuno permessi e restrizioni.

DATEV KOINOS rende disponibile una serie completa di servizi e strumenti finalizzati a supportare l’utente in tutte le fasi di utilizzo del software.
A partire dall’avviamento – ovvero l’installazione, l’attivazione e l’eventuale migrazione dei dati da altri programmi – proseguendo con la formazione – dal funzionamento di base alle casistiche particolari – per arrivare all’assistenza operativa.
Sono fondamentali per l’utilizzo del software anche i servizi e gli strumenti di aggiornamento delle procedure, che consentono all’utente di avere a disposizione in modo semplice e puntuale le ultime versioni del software, l’adeguamento alle modifiche normative e le correzioni delle anomalie. Si può aggiornare il software direttamente on-line, senza la necessità di effettuare il download del file eseguibile – che è comunque a disposizione. È possibile eseguire gli aggiornamenti in automatico, programmandone anche l’orario: attraverso questa funzione il software contatta periodicamente il sito DATEV KOINOS per verificare la disponibilità di aggiornamenti e, nel caso, installare la nuova versione, inviando all’utente un’e-mail di notifica.

DATEV KOINOS è una società partecipata da 2 cooperative di professionisti: DATEV eG e KOINOS Scarl.
In coerenza con questa particolare natura societaria, la nostra offerta di prodotti e servizi per gli stessi professionisti è caratterizzata, dal punto di vista commerciale, dal contenimento e dalla trasparenza dei prezzi.
Per l’uso dei nostri software non è richiesto l’acquisto della licenza d’uso ma solo il pagamento di un importo annuo che include:

• tutti gli aggiornamenti funzionali e normativi – infatti, la gestione degli adempimenti di legge è sempre garantita e compresa nel prezzo;
• una serie completa di servizi e strumenti di supporto all’utilizzo del software.

I prezzi delle soluzioni DATEV KOINOS sono trasparenti e contenuti ma anche uguali per tutti, a parità di condizioni di utilizzo.